Suurin osa Avoinen, TIEKE:n ja Viestintä-Pirittan toteuttamaan Järjestödigi 2018 -kartoitukseen vastanneista järjestöistä kokee digitalisaation suurimpana hyötynä olevan toiminnan tehostuminen ja työn sujuvuuden lisääntyminen. Avoimuuden ja läpinäkyvyyden edistäminen sekä etätyön mahdollistuminen ja viestinnän helpottuminen koetaan myös tärkeinä. Kokosimme muutaman työkalun näiden tavoitteiden edistämiseksi!
-
Pilvipalvelut käyttöön koko toimistolle
Microsoftilla ja Googlella molemmilla on tarjolla etuja järjestöille. Microsoft for Nonprofits mahdollistaa järjestöille Office 365 -pilvipalvelun käytön ilmaiseksi. Google Järjestöille -ohjelma puolestaan tarjoaa mahdollisuuden käyttää G Suitea maksutta. Sekä G Suite että Office 365 mahdollistavat toimistosovellusten online-käytön, tarjoavat ratkaisuja tiedostojen ja tiedon hallintaan, etäkokouksiin, tiimityöskentelyyn ja sisäiseen viestintään sekä projektien hallintaan. O365 vaatii rekisteröitymisen Microsoftin sivuilla ja G Suiteen tarvitaan vahvistuskoodi TechSoupista. Näiden käyttöönoton jälkeen ei ole tarvetta lähettää dokumentteja sähköpostitse työkaverille kommentoitavaksi tai muokattavaksi. -
Sisäinen viestintä sujuvaksi Slackillä
Sisäiseen viestintään oiva työkalu on Slack, joka meillä Allianssissa on myös käytössä. Slack toimii näppärästi sekä tietokoneella että puhelimessa. Slackissä hoituu niin koko työyhteisön tiedottaminen, yksityis- ja ryhmäkeskustelut, jopa 15 hengen videopuhelut, tiedostojen lähettäminen kuin keskustelujen hakeminen historiasta. Slackissä oleellista on tarpeellisten kanavien luonti, jolloin tiettyyn keskusteluun on helppo jälkikäteen palata. Järjestöjen on mahdollista saada Standard Plan ilmaiseksi, mikä mahdollistaa muun muassa rajattoman arkiston. Slackiin saa myös integraatioita niin Google Drivesta kuin O365:stä. Slack for Nonprofitsiin voit tutustua täällä. -
Asanalla projektinhallinta kuntoon
Monessa järjestössä työ on yhä enemmän projektiluontoista. Suuremmat projektit voivat olla hankalia hallita ja hahmottaa, mutta onneksi Asana vastaa juuri tähän haasteeseen. Asanan avulla projektien tavoite pysyy kirkkaana, projekti voidaan pilkkoa pienempiin osiin, tiimien jäsenet pysyvät kartalla siitä, miten eri osa-alueet edistyvät sekä työt voidaan aikatauluttaa ja priorisoida halutulla tavalla. Asanaa on mahdollista kokeilla ilmaiseksi ja TechSoupin kautta on mahdollista saada pääsy alennusohjelmaan, jossa Asanan saa puoleen hintaan. -
Kuvia helposti ja nopeasti joka kanavaan
Ulkoisessa viestinnässä yhä tärkeämmässä asemassa on kuvallinen ilmaisu. Canva on helppokäyttöinen online-työkalu kuvien, mainosten, esitteiden ja muiden graafisten materiaalien luomiseen. Canvasta on olemassa kaikille ilmainen versio, mutta tarjolla on myös Canva for Nonprofits -ohjelma, joka tarjoaa Canvan Pro -version ilmaiseksi järjestöjen käyttöön. Pro-versiossa on laajemmin sisältöä ja ominaisuuksia, kuten esimerkiksi kuvien tallentaminen png-muodossa. Kyseiseen ohjelmaan haetaan Canvan sivujen kautta. -
Pelit ja vehkeet ammattilaisen viestintään
Viestinnän ammattilaiset suosivat usein Adoben monipuolisia työkaluja. Adobekin haluaa tukea kolmannen sektorin toimijoita ja antaa 60 prosentin alennuksen Creative Cloud -paketista. Kyseinen paketti sisältää kaiken, mitä voi tarvita kuvien, videoiden ja äänen työstämiseen sekä muun muassa taittamiseen ja modernien verkkosivujen suunnitteluun. Creative Cloudin normaali vuosihinta on yli 700 euroa, joten alennus tästä on melko tuntuva. Alennukseen pääset käsiksi TechSoupin kautta.