Pilvipalveluiden käyttöön ottaminen voi olla haastavaa nopealla aikataululla, mutta ainakin tulevaisuuden kannalta on hyvä alkaa miettimään järjestön tiedostojen ja työskentelyn siirtämistä pilveen.
Google Järjestöille -ohjelma
Järjestöille on tarjolla Google Järjestöille -ohjelma, jonka avulla saa Google Workplacen (entisen G-Suiten) maksutta järjestön käyttöön. Google Workplace sisältää muun muassa sähköpostin, kalenterin, Docsin asiakirjojen työstämiseen, Sheetin taulukkolaskentaan, Slidesin esitysten tekemiseen, Driven tiedostojen tallentamiseen, jakamiseen ja yhdessä työstämiseen, Google Meet -etäkokoussovelluksen ja Chatin sisäiseen viestintään.
Googlen palveluiden käyttöönottaminen vaatii rekisteröitymisen TechSoup Suomen sivuilla: https://techsoup.fi/user/register
Rekisteröitymistä varten tarvitset organisaationne Y-tunnuksen, mielellään jonkin järjestöönne sidotun sähköpostiosoitteen (kuten toimisto@jarjesto.fi) sekä arvion toimintanne vuosikuluista. Hakemuksessa kysytään myös osoitetietoja sekä tietoja toiminnastanne. Hakemuksen lähetyksen jälkeen se tulee TechSoupiin kelpoisuustarkastettavaksi, jossa kestää noin 5-10 päivää. Hyväksynnän jälkeen teille tulee sähköpostitse ilmoitus hyväksynnästä ja pääsette kirjautumaan sisään TechSoupin sivuille. Tämän jälkeen voitte myös luoda vahvistuskoodin Googlen palveluita varten. Täältä löytyy ohjeet siihen: https://techsoup.fi/ukk_vahvistuskoodit
Ensin teidän tulee rekisteröityä Google Järjestöille -ohjelmaan ja hyväksynnän jälkeen voitte alkaa ottamaan käyttöön haluamianne palveluita, kuten vaikkapa Google Workplacen.
Google Järjestöille -ohjelma: https://www.google.com/intl/fi_fi/nonprofits/
Google Järjestöille -ohjeet: https://support.google.com/nonprofits/?hl=fi#topic=3247288
Microsoft for nonprofits
Microsoft tarjoaa Microsoft 365 Business Basicin ilmaiseksi järjestöille ja Microsoft 365 Business Premiumin ilmaiseksi 10 hengen tiimeille. Microsoftin pilvipalvelut eivät vaadi rekisteröitymistä TechSoupin sivuilla, vaan siihen rekisteröidytään suoraan Microsoftin sivuilla: https://nonprofit.microsoft.com/en-us/getting-started
Microsoftin pilvipalvelut sisältävät muun muassa kalenterin, sähköpostin, OneDriven, Sharepointin, Officen verkkoversiot ja Teamsin. Premium-lisenssit ja muut maksulliset lisenssit sisältävät myös Officen työpöytäsovellukset
Microsoft for nonprofits: https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/nonprofit/office-365-nonprofit
Lisenssien vertailu: https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/nonprofit/office-365-nonprofit-plans-and-pricing